DANFE: o que é e como funciona o documento auxiliar da NF-e
DANFE é a representação impressa da NF-e, usada no transporte de mercadorias. O documento fiscal válido é o XML. Entenda a diferença e como usar cada um.
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é a representação impressa ou em PDF da NF-e. Ele acompanha a mercadoria no transporte, mas não tem validade fiscal isolada: o documento legalmente válido é o arquivo XML autorizado pela SEFAZ. Sem o XML, a nota não existe.
O que é o DANFE
DANFE significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. É um layout padronizado, definido pela Nota Técnica da NF-e, que traduz em formato legível as informações contidas no XML da NF-e.
O DANFE cumpre duas funções principais:
- Acompanhar a mercadoria em trânsito, permitindo que o fisco e o destinatário identifiquem a operação sem precisar ler o XML diretamente.
- Registrar a chave de acesso de 44 dígitos e o código de barras, que permitem consultar a nota no portal da SEFAZ.
O DANFE não é o original da nota fiscal, não tem assinatura digital própria e não substitui o XML para fins de escrituração, auditoria ou comprovação fiscal.
DANFE x XML: qual a diferença
| Aspecto | DANFE | XML |
|---|---|---|
| Natureza | Representação visual (PDF/impresso) | Arquivo eletrônico assinado digitalmente |
| Validade fiscal | Nenhuma isolada | Plena (é o documento fiscal) |
| Obrigação de guarda | Não obrigatória | Obrigatória (prazo mínimo de 5 anos) |
| Uso no transporte | Obrigatório acompanhar a carga | Não precisa estar impresso no veículo |
| Auditoria/escrituração | Referência, não base | Base legal |
Na prática, o caminhão que sai com a produção precisa levar o DANFE impresso (ou disponível em formato eletrônico consultável). Mas quem precisa guardar com cuidado é o XML, pois é ele que o contador usa, que a SEFAZ aceita em caso de fiscalização e que comprova a operação.
O que consta no DANFE
O layout padrão do DANFE inclui:
- Dados do emitente (nome, CNPJ ou CPF, inscrição estadual, endereço)
- Dados do destinatário (nome, CNPJ ou CPF, endereço)
- Chave de acesso de 44 dígitos e código de barras
- Natureza da operação e CFOP
- Itens da nota (produto, NCM, quantidade, unidade, valor unitário, valor total)
- Informações de tributação (ICMS, IPI, quando aplicável)
- Dados do transporte (placa, transportador)
- Informações complementares
- Dados da autorização: número do protocolo e data/hora de autorização pela SEFAZ
O número do protocolo confirma que a SEFAZ autorizou a nota. Se o DANFE não tiver protocolo, a nota pode não estar autorizada.
Como o DANFE é gerado
O DANFE só pode ser gerado depois que a SEFAZ autoriza a NF-e. O fluxo é:
- O emitente transmite o XML da NF-e para a SEFAZ.
- A SEFAZ valida e retorna o protocolo de autorização.
- Com o protocolo, o sistema gera o DANFE em PDF.
- O emitente imprime ou envia o PDF ao destinatário.
Nunca emita o DANFE antes da autorização. Uma nota sem protocolo pode ser recusada em barreiras fiscais e gerar problemas no transporte.
No FazendaNota, após a autorização da nota, o DANFE e o XML ficam disponíveis para download diretamente pelo sistema.
DANFE no transporte de produção rural
Para o produtor rural, o DANFE acompanha a produção no transporte. Ao embarcar soja, gado, café ou qualquer outro produto, o caminhão precisa sair com o DANFE da NF-e correspondente.
Em alguns estados, a legislação admite o DANFE em formato eletrônico (PDF no celular ou tablet), desde que legível e consultável. Mas é mais seguro manter a via impressa para evitar problemas em fiscalizações de estrada.
Atenção: o DANFE é da NF-e de saída. Se a operação também exigir MDF-e (manifesto de transporte), esse é um documento separado, necessário quando há transporte de carga em mais de um município ou estado. Consulte o post sobre o MDF-e e quando ele é obrigatório para mais detalhes.
Consulta de NF-e pela chave de acesso
A chave de acesso de 44 dígitos no DANFE permite consultar a situação da nota no portal nacional da NF-e (nfe.fazenda.gov.br) ou no portal da SEFAZ do estado emitente.
A consulta mostra:
- Se a nota está autorizada, cancelada ou denegada
- Dados do emitente e destinatário
- Resumo dos itens
Qualquer pessoa com a chave pode consultar. Isso é útil para o destinatário confirmar que a nota é válida antes de receber a mercadoria.
DANFE em operações com CC-e ou cancelamento
Quando uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e) é emitida para corrigir um campo da NF-e, o DANFE original não é substituído automaticamente. O ideal é imprimir ou guardar também o PDF da CC-e junto com o DANFE, para que o conjunto reflita a situação atualizada.
Se a NF-e for cancelada, o DANFE perde completamente a validade. Não deve mais acompanhar a mercadoria. Se já houve circulação, uma nova nota precisará ser emitida.
Erros comuns com o DANFE
Usar o DANFE como único comprovante: o DANFE sem o XML correspondente não comprova nada para fins fiscais. Sempre guarde o XML.
Imprimir antes da autorização: DANFE sem protocolo não tem validade. O sistema correto só libera o DANFE após o retorno da SEFAZ.
Confundir DANFE com nota de produtor: em alguns estados, o produtor rural não obrigado à NF-e eletrônica pode usar a nota de produtor em papel. Isso é um modelo diferente. O DANFE é sempre referente à NF-e eletrônica (modelo 55).
Não enviar o XML ao destinatário: a lei obriga o emitente a disponibilizar o XML ao destinatário. Enviar só o DANFE não basta.
Como guardar o DANFE e o XML
O prazo legal de guarda de documentos fiscais é de 5 anos, contados do 1º dia do exercício seguinte ao da emissão, conforme o CTN. Esse prazo se aplica ao XML (obrigatório) e, por boa prática, também ao DANFE.
O FazendaNota armazena os XMLs de todas as notas emitidas e permite a exportação em lote (ZIP), facilitando o envio ao contador e o backup organizado. Para saber mais sobre a guarda correta dos arquivos, veja o post sobre o XML da NF-e: como guardar, validar e por quanto tempo.
Resumo
- O DANFE é a representação impressa da NF-e, obrigatória no transporte de mercadorias.
- O documento fiscal válido é o XML assinado e autorizado pela SEFAZ.
- O DANFE é gerado apenas após a autorização, e traz o protocolo como prova.
- Guarde o XML por no mínimo 5 anos; o DANFE sozinho não basta.
- Em caso de CC-e, guarde o DANFE e o PDF da correção juntos.
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