Consulta de NF-e pela chave de acesso: como verificar uma nota
Como consultar a autenticidade e a situação de uma NF-e pela chave de acesso de 44 dígitos no portal nacional, e a diferença entre consulta e importação de XML.
A consulta pela chave de acesso é a forma de verificar a autenticidade e a situação atual de uma NF-e no portal nacional da Receita Federal ou nos portais estaduais da SEFAZ. A chave de acesso tem 44 dígitos e fica impressa no DANFE, geralmente com representação em código de barras. A consulta confirma se a nota é válida, foi cancelada ou está inapta, mas não substitui o XML para fins de guarda e uso fiscal.
O que é a chave de acesso
A chave de acesso é o identificador único de cada NF-e no ambiente SEFAZ. Ela é gerada pelo sistema emissor antes de transmitir a nota e compõe parte da assinatura digital do documento.
A estrutura da chave de 44 dígitos contém, nesta ordem:
| Posição | Conteúdo |
|---|---|
| 1-2 | Código da UF do emitente |
| 3-6 | Ano e mês de emissão (AAMM) |
| 7-20 | CNPJ ou CPF do emitente (14 dígitos) |
| 21-22 | Modelo do documento (55 = NF-e) |
| 23-25 | Série da nota (3 dígitos) |
| 26-34 | Número da nota (9 dígitos) |
| 35 | Forma de emissão (tpEmis: 1 = normal, 9 = contingência, etc.) |
| 36-43 | Código numérico aleatório (cNF, 8 dígitos) |
| 44 | Dígito verificador (cDV) |
Essa estrutura permite que qualquer sistema valide matematicamente o dígito verificador antes mesmo de consultar a SEFAZ.
Como consultar no portal da NF-e
O portal nacional fica em nfe.fazenda.gov.br. Para consultar:
- Acesse a área de consulta pública de NF-e.
- Informe a chave de acesso de 44 dígitos (sem espaços ou traços).
- Complete o captcha de verificação.
- Confirme a consulta.
O portal retorna as informações básicas da nota: situação (autorizada, cancelada, denegada), data de autorização, CNPJ do emitente, destinatário e valor total. Em alguns casos, é possível visualizar um resumo dos itens.
Cada SEFAZ estadual também tem seu próprio portal de consulta. Para notas de estados específicos, o portal estadual pode oferecer mais detalhes.
O que a consulta mostra
A consulta pela chave informa a situação atual da nota:
- Autorizada: a nota foi emitida e está válida. A operação pode ser realizada.
- Cancelada: o emitente cancelou a nota dentro do prazo permitido. A operação não foi concretizada ou foi anulada.
- Denegada: a SEFAZ recusou a nota por irregularidade cadastral do emitente ou do destinatário (por exemplo, IE ou CNPJ em situação irregular). A nota fica registrada na base da SEFAZ, mas não tem validade fiscal e não pode ser utilizada.
Para o destinatário de uma nota, verificar se a situação é "autorizada" é uma forma básica de confirmar que o documento recebido é legítimo antes de movimentar a mercadoria.
Consulta pela chave versus importação pelo XML
Esta distinção é importante e frequentemente confundida:
| Ação | Como fazer | Para que serve |
|---|---|---|
| Consulta pela chave | Portal nfe.fazenda.gov.br com a chave de 44 dígitos | Verificar situação/autenticidade da nota |
| Guardar o documento fiscal | Arquivo XML fornecido pelo emitente ou baixado pela Distribuição DFe | Arquivo válido para fins fiscais, contábeis e de guarda |
A consulta pelo portal é apenas verificação. O XML é o documento fiscal em si. Para ter o XML de uma nota emitida contra você, é preciso que o emitente o envie ou que você o baixe pela Distribuição DFe da Receita Federal.
O FazendaNota importa NF-e por arquivo XML, não pela chave de acesso. Se você recebeu uma nota e quer registrá-la no sistema, precisa do arquivo XML, não apenas da chave. A Distribuição DFe manual disponível no FazendaNota é a forma de baixar esses XMLs para notas emitidas contra o seu CPF/CNPJ sem precisar solicitá-los ao emitente.
O post sobre XML da NF-e: como guardar, validar e por quanto tempo explica em detalhes como lidar com os arquivos.
Verificar o DANFE antes de aceitar uma entrega
No recebimento de mercadoria, o destinatário pode usar a chave de acesso do DANFE para confirmar que a nota é real antes de assinar qualquer recibo. O processo é simples:
- Tire o DANFE que acompanha a carga.
- Copie a chave de acesso (linha de 44 dígitos ou escaneie o código de barras).
- Acesse o portal da NF-e e consulte.
- Confirme que a situação é "autorizada" e que os dados básicos (emitente, destinatário, valor) correspondem ao que está sendo entregue.
Isso protege contra fraudes com DANFE falso ou reaproveitado de nota cancelada.
Consulta do DANFE online
Além da consulta direta pela chave, alguns portais estaduais permitem a visualização do DANFE online a partir da chave de acesso. Isso é útil quando o DANFE em papel está ilegível ou foi extraviado. O post sobre DANFE: o que é e como funciona detalha o papel do documento auxiliar.
Notas emitidas em contingência
Em situações de queda do sistema SEFAZ, o emissor pode emitir em modo contingência (por exemplo, EPEC ou SVC). Nessas situações, a nota pode não aparecer imediatamente na consulta do portal nacional. Após o restabelecimento da conexão, o emitente deve transmitir a nota ao ambiente de produção e ela passa a estar disponível para consulta normal.
Se você receber um DANFE de nota emitida em contingência e a consulta ainda não retornar resultado, aguarde algumas horas e tente novamente. Se persistir, solicite o XML ao emitente para confirmar a situação.
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